Pháp luật lao động Việt Nam hiện hành chưa đề cập đến những vấn đề pháp lý phát sinh khi doanh nghiệp (DN) triển khai mô hình làm việc trực tuyến, đồng thời cũng có không ít DN chưa bao giờ áp dụng hình thức làm việc trực tuyến nên không tránh khỏi lúng túng.

Hiện nay, bằng việc áp dụng công cụ hỗ trợ của nền tảng số, DN có thể tuyển dụng và quản lý nhân viên thông qua điện thoại thông minh hay máy tính mà không cần tiếp xúc trực tiếp. Giờ đây, người sử dụng lao động (NSDLĐ) có thể giao kết hợp đồng lao động (HĐLĐ) với người lao động (NLĐ) dưới dạng dữ liệu điện tử. 

Dữ liệu điện tử có giá trị pháp lý như là HĐLĐ bằng văn bản theo quy định của Bộ Luật Lao động (BLLĐ) 2019. HĐLĐ và giấy tờ có liên quan dưới dạng dữ liệu điện tử được lưu trữ trên hệ thống dữ liệu của DN.

Những vướng mắc khi NLĐ làm việc trực tuyến

Địa điểm làm việc. Vấn đề pháp lý đầu tiên phải kể đến đó là sự thay đổi địa điểm làm việc của NLĐ từ nơi làm việc truyền thống ở văn phòng, nhà máy sang làm việc tại nhà, hoặc quán cà phê, khu nghỉ dưỡng. 

Theo BLLĐ 2019, địa điểm làm việc của NLĐ phải được quy định cụ thể trong HĐLĐ, cho nên khi có sự thay đổi thì hai bên phải bổ sung vào HĐLĐ. Nếu không làm như vậy có bị xem là trái quy định pháp luật lao động hay không.

Một trong những điểm mới của BLLĐ 2019 là cho phép NLĐ quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NSDLĐ mà không cần báo trước trong trường hợp NLĐ không được bố trí nơi làm việc được quy định trong HĐLĐ. Vì vậy, NSDLĐ có phải đảm bảo điều kiện làm việc cho NLĐ trong trường hợp làm việc từ xa hay không. 

Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi. Thời giờ làm việc được quy định cụ thể trong HĐLĐ và nội quy lao động của DN, không quá 8 giờ/ngày và không quá 48 giờ/tuần. Tuy nhiên, khi chuyển sang làm việc trực tuyến thì NLĐ không bị ràng buộc bởi thời giờ, miễn sao khi NSDLĐ có yêu cầu thì NLĐ phải có mặt trước máy tính hay màn hình điện thoại. Tuy nhiên, nếu NLĐ làm việc vượt thời gian quy định có được xem là làm thêm giờ và được trả tiền? Và NSDLĐ có thể xử lý kỷ luật đối với NLĐ trong trường hợp NLĐ làm không đúng số giờ quy định theo thỏa thuận hay không.

Mức độ hoàn thành công việc của NLĐ. NLĐ làm việc tại nhà hay tại các nơi làm việc khác có thể dẫn đến việc giảm sút mức độ hoàn thành công việc vì có nhiều yếu tố bên ngoài tác động. Theo như cách làm việc thông thường, NSDLĐ có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ nếu chứng minh được NLĐ không đạt được mức độ hoàn thành công việc theo như thỏa thuận trong HĐLĐ và quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc được DN ban hành. Tuy nhiên, mô hình làm việc trực tuyến đã làm cho NSDLĐ bị rơi vào thế khó trong việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của NLĐ.

Áp dụng các biện pháp xử lý kỷ luật lao động. Theo quy định của BLLĐ 2019, việc áp dụng các biện pháp xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ phải được quy định cụ thể trong nội quy lao động của DN được ban hành theo đúng quy định của pháp luật và được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi NLĐ làm việc theo cách thông thường, việc xử lý kỷ luật lao động đã là rất khó để áp dụng đúng luật vì mặc dù NSDLĐ đã có bằng chứng chứng minh lỗi của NLĐ, nhưng nếu chỉ cần có sai sót nhỏ về mặt thủ tục xử lý thì NSDLĐ có nguy cơ bị tòa án hay cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền đưa ra kết luận việc xử lý kỷ luật lao động là không đúng luật. 

Trước những thay đổi về thời giờ và địa điểm làm việc của NLĐ khi làm việc trực tuyến, rất khó để NSDLĐ có thể phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động của NLĐ và những hành vi này cũng khó có thể chứng minh được trên thực tế.  

Một trở ngại khác là làm sao áp dụng đúng quy trình xử lý kỷ luật lao động trong trường hợp NLĐ làm việc trực tuyến. Hiện tại, để xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ thì NSDLĐ cần phải thông qua một quy trình thủ tục chặt chẽ bằng việc lập hội đồng kỷ luật. Liệu rằng pháp luật lao động có thừa nhận việc lập biên bản hành vi vi phạm của NLĐ và việc ban hành biên bản cho cuộc họp xử lý kỷ luật lao động qua email như là một dạng thông điệp dữ liệu điện tử và cuộc họp xử lý kỷ luật lao động có được phép diễn ra dưới hình thức trực tuyến hay không.

Bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ. Khi NLĐ làm việc trực tuyến, thay vì tài liệu được lưu trữ trên hệ thống thông tin chung của DN, NLĐ lại được sử dụng các thông tin này thông qua thiết bị cá nhân, vì thế rủi ro về bảo mật thông tin kinh doanh và bí mật công nghệ cũng cần được sự quan tâm đúng mức. 

Giải pháp khi tổ chức làm việc trực tuyến

Như đã đề cập ở trên, việc áp dụng phương thức làm việc trực tuyến làm thay đổi những điều khoản trong HĐLĐ và các chính sách nội bộ của DN. Tuy nhiên, không cần thiết phải có một phụ lục HĐLĐ hay một thỏa thuận mới giữa NSDLĐ và NLĐ về việc thực hiện HĐLĐ trong tình hình mới cho từng NLĐ, vì nếu làm như vậy thì sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức cũng như nội dung thêm vào trong HĐLĐ cũng không thể nào dự trù và bao quát hết những tình huống, diễn tiến xảy ra trong thực tế. 

Theo pháp luật lao động hiện hành, NSDLĐ có thể ban hành quy chế nội bộ có liên quan đến một vấn đề cụ thể nào đó để thực hiện trong phạm vi DN và NLĐ thông qua tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở. Vì vậy, DN nên ban hành quy chế nội bộ về làm việc trực tuyến với những nội dung chính sau đây:

Thứ nhất, NSDLĐ đồng ý nơi làm việc trực tuyến do NLĐ đưa ra, nếu thấy phù hợp. Nếu NLĐ tự ý làm việc ở một địa điểm khác thì nếu tai nạn phát sinh trong giờ làm việc, NSDLĐ không chịu trách nhiệm. Bên cạnh đó, vì Luật Bảo hiểm xã hội và Luật Bảo hiểm y tế chưa dự liệu hết các tình huống theo phương thức làm việc trực tuyến, DN nên gửi công văn hỏi ý kiến cơ quan bảo hiểm về nghĩa vụ chi trả bảo hiểm trong trường hợp NLĐ bị tai nạn tại nơi làm việc mới. Thứ hai, NSDLĐ có thể quản lý NLĐ bằng mục tiêu công việc thay vì bằng thời gian làm việc. Điều này có nghĩa rằng thay vì NLĐ làm việc ngày bình thường 8 tiếng đồng hồ, NSDLĐ có thể thay thế bằng cách đặt ra những mục tiêu từng loại công việc cụ thể và thời hạn hoàn thành để NLĐ thực hiện. Nếu làm được như vậy, NSDLĐ sẽ không phải trả lương làm thêm giờ cho NLĐ và NLĐ cũng có thể chủ động sắp xếp thời gian để hoàn thành công việc. 

Thứ ba, NSDLĐ cần ban hành quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho từng vị trí công việc, từng phòng, ban, bộ phận cụ thể trong DN khi làm việc trực tuyến. Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc còn là cơ sở pháp lý để NSDLĐ thực hiện quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ trong trường hợp NLĐ không hoàn thành nhiệm vụ được giao, hoặc có cơ sở pháp lý để xem xét và xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ vi phạm. Thứ tư, ngoài việc hướng dẫn NLĐ bảo mật thông tin, chẳng hạn như chỉ được sử dụng các trang thiết bị, công cụ làm việc do DN cung cấp thay vì dùng máy tính cá nhân, NSDLĐ phải ban hành quy định về việc xử lý và bồi thường thiệt hại nếu NLĐ làm lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ của DN.